담당자 없는 회사의 기업 홈페이지 리뉴얼, 이렇게 진행하세요

직원이 열 명 남짓인 회사에서 홈페이지 리뉴얼을 하기로 했다고 해보겠습니다. 전담할 사람은 없습니다. 대표가 직접 챙기거나, 영업이나 총무를 맡은 직원이 업무 하나를 더 얹습니다. 그러다 보니 시작은 했는데 몇 달째 시안 단계에서 멈춰 있는 경우가 흔합니다.

담당자가 없는 회사의 기업 홈페이지 리뉴얼이 늘어지는 이유는 실력이 아니라 구조에 있습니다. 누가 결정하는지, 회사가 무엇을 해야 하는지 정하지 않은 채 시작하기 때문입니다. 이 글은 그 구조를 미리 정하는 방법입니다.

결정하는 사람을 한 명으로 정합니다

가장 먼저 정할 것은 업체가 아니라 사내 창구입니다. 업체가 연락할 사람과 최종 결정을 내릴 사람을 정합니다. 작은 회사라면 둘이 같은 사람이어도 괜찮습니다.

문제가 생기는 것은 결정권이 흩어져 있을 때입니다. 실무자가 시안을 확인하고 의견을 보냈는데, 며칠 뒤 대표가 보고 방향을 바꾸는 일이 반복됩니다. 업체는 같은 작업을 두 번 하고, 일정은 그만큼 밀립니다.

대표가 직접 챙기기 어렵다면 처음에 기준만 정해두세요. “거래처가 우리 회사를 믿을 수 있게”, “제품 문의가 바로 들어오게”처럼 홈페이지가 해야 할 일을 한두 문장으로 적어두면 실무자가 그 기준으로 판단할 수 있습니다. 대표가 꼭 봐야 하는 시점은 두 번이면 충분합니다. 디자인 방향이 정해질 때와 오픈 직전입니다.

회사가 해야 할 일은 생각보다 적습니다

담당자가 없는 회사가 가장 걱정하는 것은 업무량입니다. 하지만 회사만 할 수 있는 일은 많지 않습니다.

회사만 할 수 있는 일은 세 가지입니다. 우리 회사가 무엇을 하는지 말해주는 것, 연혁·인증·실적·연락처 같은 사실이 맞는지 확인하는 것, 그리고 결정하는 것입니다. 메뉴 구조를 짜고, 문장을 다듬고, 화면을 배치하는 것은 업체가 할 일입니다.

그래서 리뉴얼을 맡길 때는 “자료를 다 준비해서 드릴게요”보다 “인터뷰 한 번으로 시작할 수 있나요”라고 묻는 편이 현실적입니다. 한두 시간 이야기를 나누고 회사소개서와 기존 홈페이지 주소를 넘기면, 나머지 정리는 업체가 맡는 방식입니다. 미리 챙겨두면 좋은 자료는 홈페이지 리뉴얼 준비 자료 체크리스트에 정리해 두었습니다.

일정은 회사 쪽에서 밀립니다

리뉴얼이 늦어지는 지점은 대부분 업체의 작업이 아니라 회사의 확인 단계입니다. 시안을 보냈는데 일주일째 답이 없고, 원고 확인 요청이 메일함에 묻힙니다. 본업을 하면서 챙기는 담당자에게는 당연한 일입니다.

이를 줄이는 방법은 확인할 날을 미리 달력에 넣는 것입니다. 단계마다 회사가 확인할 날짜를 업체와 같이 정하고, 그날 30분을 비워둡니다. 피드백도 한 번에 모아서 보냅니다. 여러 사람이 각자 의견을 보내면 서로 충돌하는 요청이 생기기 때문입니다.

업체를 고를 때도 이 부분을 물어보면 좋습니다. 단계마다 무엇을 언제까지 확인해 달라고 알려주는지, 답이 늦어지면 어떻게 안내하는지입니다. 담당자가 없는 회사에는 일정을 먼저 챙겨주는 업체가 훨씬 편합니다.

오픈 이후를 처음부터 정해둡니다

담당자가 없는 회사일수록 오픈 이후가 중요합니다. 공지 하나, 실적 하나를 올리려고 매번 업체에 연락해야 한다면 홈페이지는 금방 다시 낡습니다. 그렇게 몇 년이 지나면 다시 리뉴얼을 고민하는 시점이 찾아옵니다.

계약 전에 두 가지를 확인하세요. 문구와 사진을 직원이 직접 바꿀 수 있는 관리 화면이 있는지, 그리고 그 사용법을 알려주는지입니다. 도메인과 호스팅 계정이 회사 명의로 되어 있는지도 함께 봅니다. 담당 직원이 바뀌어도 회사가 홈페이지를 계속 관리할 수 있어야 합니다.

정리

담당자가 따로 없어도 기업 홈페이지 리뉴얼은 충분히 진행할 수 있습니다. 필요한 것은 전담 인력이 아니라 미리 정해둔 구조입니다.

1. 업체와 소통할 사람과 최종 결정할 사람을 정한다
2. 회사는 사업 설명, 사실 확인, 결정만 맡는다
3. 확인 날짜를 미리 달력에 넣고, 피드백은 한 번에 모아 보낸다
4. 직접 수정할 수 있는 구조와 회사 명의 계정을 계약 전에 확인한다